Kantor virtual atau virtual office merupakan “ruang kerja” bagi individu untuk menjalankan kegiatan bisnis secara profesional tanpa memiliki kantor secara “fisik”. Dengan kantor virtual, pemilik bisnis maupun karyawan dapat bekerja di manapun dan kapanpun dengan menggunakan teknologi komputer seperti PC, laptop, ponsel dan akses internet. Penggunaan kantor virtual umumnya digunakan oleh perusahaan kecil dan perusahaan rintisan termasuk startup, yang sebagian besar tidak membutuhkan ruang kantor dalam aktivitas operasionalnya.
Berkembangnya perusahaan dengan virtual office tidak menggugurkan kewajiban perusahaan dalam aspek perpajakan. Jika perusahaan tersebut memiliki peredaran usaha atas penyerahan Barang Kena Pajak/Jasa Kena Pajak lebih dari Rp4,8 Miliar, wajib mendaftarkan diri untuk dikukuhkan menjadi Pengusaha Kena Pajak (PKP).
Secara umum, persyaratan untuk pengusaha berbentuk Badan yang akan dikukuhkan sebagai PKP adalah menyampaikan permohonan dengan melampirkan:
1. Fotokopi dokumen pendirian badan usaha, berupa:
- akta pendirian atau dokumen pendirian dan perubahannya, bagi Badan dalam negeri, atau
- surat keterangan penunjukan dari kantor pusat, bagi bentuk usaha tetap
2. Dokumen identitas diri seluruh pengurus, meliputi:
- fotokopi KTP dan fotokopi Kartu NPWP bagi Warga Negara Indonesia (WNI)
- fotokopi paspor bagi Warga Negara Asing (WNA), dan fotokopi Kartu NPWP jika telah terdaftar sebagai Wajib Pajak
Sedangkan bagi pengusaha Orang Pribadi, persyaratan yang harus dipenuhi untuk menjadi PKP adalah menyampaikan permohonan dengan melampirkan:
- fotokopi KTP bagi WNI
- fotokopi paspor, atau fotokopi Kartu Izin Tinggal Terbatas (KITAS) atau Kartu Izin Tinggal Tetap (KITAP) bagi WNA
Jika pengusaha, orang pribadi maupun badan, menggunakan virtual office dalam kegiatan usaha, terdapat persyaratan lain yang harus dipenuhi. Merujuk Pasal 45 ayat (6) Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-04/PJ/2020 tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Administrasi NPWP, Sertifikat Elektronik, dan Pengukuhan PKP, syarat tambahan yang harus dipenuhi adalah:
- Melampirkan fotokopi kontrak, perjanjian, atau dokumen sejenis antara penyedia jasa kantor virtual dan pengusaha.
- Melampirkan dokumen yang menunjukkan adanya pemberian izin, keterangan usaha, atau keterangan kegiatan dari pejabat/instansi berwenang, seperti SIUP (Surat Izin Usaha Perdagangan), SITU (Surat Izin Tempat Usaha), atau dokumen sejenis lainnya.
